El encargado de tratamiento de datos personales es aquel profesional externo al responsable de los datos que accede a ellos para prestar un servicio. Es necesario que esta relación quede documentada en un contrato en el que se regulen las obligaciones de cada parte. El responsable del fichero debe cumplir con todas las obligaciones impuestas en materia de Protección de Datos. Por ello el asesoramiento de un abogado especialista en Protección de Datos es fundamental.
Puedes adquirir un modelo de contrato de encargado de tratamiento de datos personales adaptado a las exigencias del Reglamento Europeo de Protección de Datos en este enlace.
Modelo de Contrato de Encargado de Tratamiento de datos
Cuando el responsable del fichero o tratamiento facilite el acceso a los datos, a los soportes que los contengan o a los recursos del sistema de información que los trate, a un encargado de tratamiento que preste sus servicios en los locales del primero deberá hacerse constar esta circunstancia en el documento de seguridad de dicho responsable, comprometiéndose el personal del encargado al cumplimiento de las medidas de seguridad previstas en el citado documento.
Cuando dicho acceso sea remoto habiéndose prohibido al encargado de tratamiento incorporar tales datos a sistemas o soportes distintos de los del responsable, este último deberá hacer constar esta circunstancia en el documento de seguridad del responsable, comprometiéndose el personal del encargado al cumplimiento de las medidas de seguridad previstas en el citado documento.
Si el servicio fuera prestado por el encargado del tratamiento en sus propios locales, ajenos a los del responsable del fichero, deberá elaborar un documento de seguridad o completar el que ya hubiera elaborado, en su caso, identificando el fichero o tratamiento y el responsable del mismo e incorporando las medidas de seguridad a implantar en relación con dicho tratamiento.
En todo caso, el acceso a los datos por el encargado del tratamiento estará sometido a las medidas de seguridad contempladas en el reglamento de protección de datos.
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Relación entre el Responsable y el Encargado
El acceso a los datos por parte de un encargado del tratamiento que resulte necesario para la prestación de un servicio al responsable no se considerará comunicación de datos, siempre y cuando se cumpla lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre y en los siguientes apartados (capítulo III del RD 1720/2007). La Agencia Española de Protección de Datos vela por el cumplimiento de estas obligaciones.
El servicio prestado por el encargado del tratamiento podrá tener o no carácter remunerado y ser temporal o indefinido.
No obstante, se considerará que existe comunicación de datos cuando el acceso tenga por objeto el establecimiento de un nuevo vínculo entre quien accede a los datos y el afectado.
Cuando el responsable del tratamiento contrate la prestación de un servicio que comporte un tratamiento de datos personales sometido a lo dispuesto en este capítulo deberá velar por que el encargado del tratamiento reúna las garantías para el cumplimiento de lo dispuesto en este Reglamento.
En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato regulador del acceso, será considerado, también, responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
No obstante, el encargado del tratamiento no incurrirá en responsabilidad cuando, previa indicación expresa del responsable, comunique los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio conforme a lo previsto en el presente capítulo.
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