El Project Management son un conjunto de conocimientos, herramientas y técnicas con las que se crean medios para gestionar de forma racionalizada un proyecto, los riesgos que son inherentes al mismo y las excepciones (incidencias) que pueden surgir en su desarrollo. Y si hablamos de Legal Project Management… ¿tienen proyectos los abogados? Siguiendo a PRINCE2 puede definirse un proyecto como “una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales de acuerdo a un Business Case convenido”. Y si nos fijamos un poco, cualquier encargo que recibe un abogado en su carrera es el compromiso adquirido de entregar en un plazo determinado un determinado “producto” (dictamen, demanda, contrato, propuesta…) conforme a un objetivo perseguido (reclamar una cantidad, tener seguridad en una relación comercial, valorar riesgos de una operación…).
Jesús P. López Pelaz, Director de Bufete Abogado Amigo, ha asesorado y continua asesorando a multitud de proyectos innovadores en LegalTech y Bufetes en la implantación de metodologías que gestionen sus procesos de negocio.
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Expertos en Legal Project Management
Desde este punto de vista, la gestión jurídica puede ser entendida y atendida como una gestión de proyectos. En una organización jurídica en la que un un encargo se trata como un proyecto, se va a crear una cultura organizativa que permite definir, gestionar, valorar y mejorar la forma de trabajo de todos los profesionales que intervienen en ese encargo, permitiendo que se implementen las metodologías diseñadas con la finalidad de gestionar proyectos.
El Project Management, y por extensión el Legal Project Management, no es una única metodología si no que incluye una multitud de metodologías diversas que buscan la gestión del proyecto con matices o singularidades:
- Gestión del proyecto o encargo profesional orientado a resultados como puede ser SCRUM, Kanban, Lean Startup o PRINCE2 Agile. En el ámbito jurídico puede ser indicado para entornos de alta volatilidad como la gestión de crisis de empresa, ERES o expansiones internacionales de compañías.
- Gestión de proyectos adaptándolos a la mejora continua como PRINCE2. En el ámbito jurídico es increíblemente práctico contar con una gestión de proyectos para organización de actividad contenciosa del despacho.
Las metodologías de Project Management nos permiten tratar con seriedad y profundidad cualquier proyectos sin importar la cuantía del mismo o su ámbito temporal. Definir los encargos como proyectos no permite conocer y anticipar las necesidades de gestión del mismo, los plazos así como los posibles retrasos. Además ofrecen herramientas que son básicas en el entorno jurídico como puede ser el caso de definición de beneficios y contrabeneficios, y resultan fundamentales para la programación del trabajo y de la carga de cada uno de los profesionales que forman parte de la estructura del Bufete.
El Legal Project Manager implanta una o varias metodologías en el funcionamiento de la actividad ordinaria del bufete para:
- Lograr mejorar la eficacia de su trabajo, al saber cada uno de los operadores la información qué debe recibir antes de comenzar su trabajo y de quién debe recibirlo, las tareas que debe ejecutar y el resultado que debe entregar.
- Definir adecuadamente los roles dentro de la organización, evitando vacíos de toma de decisión o tomas de decisión por personas no adecuadas. Gracias a una adecuada gestión de proyectos legales podemos garantizar la trazabilidad de la tramitación de un asunto con conocimiento de los responsables del mismo, incluso cuando se impliquen otros compañeros en la ejecución de alguna tarea. Siendo siempre la distribución de roles tremendamente importante en cualquier estructura empresarial, en el ámbito legal en el que el abogado es responsable directamente de la gestión realizada (incluso patrimonialmente) esta es aún más relevante.
- Obtener mejores resultados mediante la implantación de mejoras continuas que faciliten la identificación de errores o ineficiencias y la corrección de las mismas.
- Ordenar los conocimientos adquiridos por la organización y poder ponerlos a disposición de otros miembros de bufete cuando sea necesario.
Gestión de proyectos en entornos legales
Por último el Legal Project Manager debe ser adaptable, de forma que no puede pretender la implantación de una metodología concreta en todos los supuestos ni para todos los proyectos, si no que en muchos casos deberá simplificar, en otros ampliar y en todos adaptar, los conocimientos de la metodología a lo requerido por la situación concreta.
Lo que se pretende con este asesoramiento no es implantar una metodología ni obtener una certificación para la organización, sino crear reglas útiles y prácticas que aporten valor al Bufete con independencia de que sean definidas en una u otra metodología de trabajo.
A diferencia de lo que sucede en muchos entornos empresariales en los que se implanta un modelo de Project Management, en el caso del ámbito legal, el Legal Project Manager debe contar con que su trabajo no sea entendido o comprendido por los abogados que reciban las nuevas formas de gestión. Aunque todas metodologías buscan la implicación del personal, la resistencia al cambio es una de las características propias de esta profesión por lo que un buen Manager necesitará una increíblemente desarrollada capacidad de gestionar los recursos humanos dentro del proyecto, creando vínculos con cada uno de los implicados para sientan todos los beneficios de la transformación.
Los despachos de abogados ya han comenzado su gestión empresarial y, como tales estructuras empresariales el Legal Project Management será capital para el desarrollo de nuevos modelos jurídicos en los próximos años.
Abogados en Madrid, Valencia, Salamanca, Valladolid
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Todo es poco para llegar lejos y con sostenibilidad para el Despacho. Los tiempos de los abogados también han cambiado, y además del entorno, la tecnología nos empuja a tener recursos o herramientas que antes no pensábamos , por eso, cualquier método o sistema que utilices en tu despacho te hará más fuerte que el resto. Cualquier diferencial que te haga despegar siempre será bienvenido para los resultados de tu ejercicio. Porque sin un sistema o método que te permita optimizar o mejorar procesos, se hace muy difícil mantenerse.